Uma etapa muito importante a ser cumprida com a RH Health, depois de tudo acertado para que você seja nosso cliente e o serviço comece a ser executado, é o preenchimento da ficha com as informações para o banco de dados.
É de extrema importância, como dito, que cada um dos campos seja preenchido da maneira correta. Caso contrário, haverá divergência já nesta etapa inicial.
Manter o banco de dados atualizado, além de correlação com o faturamento, é fundamental para os dados a serem enviados ao eSocial estarem fidedignos aos da folha de pagamento.
Neste tutorial, explicamos o que deve ser preenchido em cada um dos campos, e quais deles são obrigatórios, quais não são, mas são importantes, em quais nada precisa ser informado (por se tratarem de códigos internos) e quais são opcionais.
Para essa diferenciação, aliás, na ficha, eles estarão marcados por cores.
VERMELHO – obrigatório
AMARELO – não obrigatório para a importação, mas importante para documentos como por exemplo: PPP.
PRETO – código interno (Para carga inicial, não preencher. Para atualizações, não deve ser removido).
AZUL – campo não obrigatório.
Neste tutorial, além de marcar as cores, também ficará a indicação para cada campo. E lembre-se: na ficha que você vai receber, essas cores também estarão distinguidas.
Os campos são:
Código da unidade (código interno) – não precisa preencher na primeira carga. Interno da RH Health. Nas atualizações, o campo não deve ser removido. Em caso de movimentação de unidade, por exemplo, o código deve ser atualizado.
Nome da unidade (obrigatório) – nome fantasia da empresa
Nome do setor (obrigatório) – setor do funcionário
Nome do cargo (obrigatório) – cargo do funcionário
Código da matrícula (código interno) – não preencher quando novo colaborador. Interno da RH Health
Para atualização de matrículas já existentes, não deve ser removido. Caso contrário será duplicada a matrícula em sistema.
Matricula do funcionário (obrigatório) – matrícula do funcionário como consta na folha de pagamento
Nome do funcionário (obrigatório)
Data de nascimento (obrigatório) – no formato dd/mm/aaaa
Sexo (obrigatório) – usar F para feminino; M para masculino
Situação cadastral (obrigatório) – usar S para ativo; F para férias; A para afastado; I para inativo
Data de admissão (obrigatório) – no formato dd/mm/aaaa
Data de demissão (obrigatório) – no formato dd/mm/aaaa. Preenchimento obrigatório apenas quando a coluna “Situação cadastral” for preenchida com I, de inativo
Data de início em unidade + setor + cargo (obrigatório) – no formato dd/mm/aaaa. Data em que o funcionário iniciou naquele setor e cargo. Caso se trate de uma admissão, é a data de admissão.
Estado civil (não obrigatório, mas importante) – usar 1 para solteiro; 2 para casado; 3 para separado; 4 para divorciado; 5 para viúvo; 6 para outros. Tem de usar os números
PIS/Pasep (não obrigatório, mas importante)
RG (obrigatório)
Estado RG (obrigatório) – UF de emissão do RG
CPF (obrigatório)
CTPS (não obrigatório, mas importante) – número da Carteira de Trabalho
Série da CTPS (não obrigatório, mas importante) – série da Carteira de Trabalho
UF da CTPS (não obrigatório, mas importante) – UF de emissão da Carteira de Trabalho
Endereço do funcionário (não obrigatório, mas importante)
Número (não obrigatório, mas importante)
Complemento (não obrigatório, mas importante)
Bairro (não obrigatório, mas importante)
Cidade (não obrigatório, mas importante)
Estado (não obrigatório, mas importante)
CEP (não obrigatório, mas importante)
Possui deficiência (não obrigatório, mas importante) – usar S para sim; N para não
Código da CBO (não obrigatório, mas importante) – Classificação Brasileira de Ocupações: é o código do cargo do funcionário, de acordo com o padrão nacional
Código da GFIP (não obrigatório, mas importante) – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social: colocar o número referente ao código do funcionário
Centro custo (opcional) – setor da empresa que é o centro de custo do funcionário
Turno (opcional) – usar D para diurno; V para vespertino; N para noturno
Descrição de atividades do cargo (obrigatoriedade do eSocial, passa a ser obrigatório o preenchimento) – descrever detalhadamente o cargo e as atividades executadas pelo funcionário.
Celular do funcionário (não obrigatório, mas importante) – no formato (ddd) + número do telefone
Autoriza envio de SMS ao funcionário (não obrigatório, mas importante) – usar S para sim; N para não
E-mail do funcionário (não obrigatório, mas importante)
Autoriza envio de e-mail ao funcionário (não obrigatório, mas importante) – usar S para sim; N para não
Contato do responsável da unidade (opcional)
Telefone do responsável da unidade (opcional) – no formato (ddd) + número do telefone
E-mail do responsável da unidade (opcional)
Endereço da unidade (obrigatório)
Número (obrigatório)
Complemento (obrigatório)
Bairro (obrigatório)
Cidade (obrigatório)
Estado (obrigatório)
CEP (obrigatório)
CNPJ da unidade (obrigatório)
Inscrição estadual (obrigatório) – você pode consultar a sua inscrição estadual em www.sintegra.gov.br
Inscrição municipal (obrigatório) – pesquisar o local que informa qual a inscrição municipal da empresa. Possivelmente, o contador pode ajudar a preencher este campo. Exemplo: para empesas paulistanas, o site de consulta é o www.ccm.prefeitura.sp.gov.br
CNAE (obrigatório) – Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), que pode ser encontrado no cartão do CNPJ da empresa
Grau de risco (obrigatório) – de acordo com o CNAE
Razão social da unidade (obrigatório) – de acordo com o cartão da CNPJ da empresa
Unidade de negócio (opcional) – espécie de centro de custo de uma empresa, se aplicável na realidade da mesma
Regime tributário (obrigatório) – usar 1 para Simples Nacional; 2 para Simples Nacional, excesso sublimite de receita bruta; 3 para Regime Normal. Tem de usar os números
Código externo (código interno) – não precisa preencher. Interno da RH Health. Em casos de atualização, não excluir da planilha.
Tipo unidade (obrigatório) – usar F para fiscal; O para operacional. Unidade fiscal: quando a unidade tem um CNPJ; Unidade operacional: quando a unidade não possui um CNPJ e usa o da matriz
Conselho profissional (obrigatório) – inserir a sigla CRM (quando o médico coordenador do PCMSO for do cliente)
Número do conselho (obrigatório) – inserir a sigla CRM (quando o médico coordenador do PCMSO for do cliente)
Conselho estado (UF) (obrigatório) – inserir a sigla CRM (quando o médico coordenador do PCMSO for do cliente)
É isso! Os campos a serem preenchidos na ficha de cadastro do banco de dados são esses, com as determinadas descrições e obrigações.
Você não deve ter problemas para fazer isso, mas, se precisar da nossa ajuda, sem problema! Basta acessar o nosso chat. Para isso, clique no balão roxo, localizado no canto inferior direito da tela – e apontado pela seta vermelha no print a seguir.
Um abraço!
Equipe RH Health